Gagner du temps grâce à l’agenda papier ? OK mais comment faire ?

 

Très peu de personnes savent exploiter le vrai potentiel d’un agenda papier.

Souvent son utilisation se limite à la prise de rendez-vous, c’est tout !

Pourtant il offre de nombreux avantages que tu vas découvrir tout au long de cet article.

 

Si tu souhaites être performante mais aussi retrouver une qualité de vie, il est fondamental de savoir exactement ce que tu fais de tes journées.

Pour cela, pas de secret ! Il faut prendre conscience du déroulement de tes journées. La solution est simple, il suffit de tout noter !

Cela peut paraitre fastidieux au premier abord, mais je vais te dévoiler des astuces pour le faire très vite.

 

Que dois-tu écrire dans ton agenda ?

• trajets,
• activités,
• tâches,
• heures de travail,
• rendez-vous,
• heures de repas sans oublier le temps de préparation,
• les activités et devoirs des enfants,
• le ménage,
• le temps pour te préparer le matin etc….
• que fais-tu de tes soirées,
• combien de temps sur les réseaux sociaux
• autres loisirs….

 

Plus ton agenda sera le reflet de ce que tu fais et plus tu deviendras efficace pour gérer ton temps.

6 mois après, tu peux savoir exactement ce que tu avais fait. Il est facile de voir si tu as bien exploité ou gaspillé ton temps !

 

L’objectif sera de modifier en fonction du trop ou pas assez de tâches pour trouver un bon équilibre. Tu n’auras plus de temps creux inexplicables dans ton planning.

 

L’agenda, une utilité multiple

 

Un journal intime

Ton agenda est personnel, il doit rester confidentiel. Ainsi tu pourras annoter en indiquant avec des smiley si tu as passé une bonne ou mauvaise journée ! ou ton ressenti à chaque semaine etc…

 

Un deux en un

Même s’il est confidentiel mais il doit regrouper le professionnel et le personnel, c’est un duo. Un rendez-vous professionnel ou personnel sont des RV à honorer. Ils doivent donc être clairement indiquer dans ton agenda.

 

Un journal de bord

Chaque semaine tu peux analyser les tâches réalisées.

Une semaine trop chargée ? Ou inversement, tu découvres beaucoup de creux et tu ne sais plus ce que tu as fait de ces créneaux ? Voilà qui peut générer de la frustration car tu penses avoir perdu ton temps.

Une raison pour laquelle il est important chaque soir, de rajouter entre tes rdv, les tâches réalisées qui n’y figurent pas encore. Tu fais une mise à jour.

Ainsi au lieu d’un sentiment d’insatisfaction, tu pourras constater que tu as bien utilisé ton temps.

 

L’analyse de ta semaine

Elle est très importante. Ce sera le bon moment pour améliorer la semaine suivante et ajuster de mieux en mieux le nombre de tâches pour ne pas te surcharger.

Qu’est-ce que tu aurais pu éviter, déléguer, ou parfois qu’est-ce qui était inutile ?

De semaine en semaine tu vas devenir une pro de ton agenda.

 

Zéro dispersion = Focus

Contrairement aux agendas numériques, lorsque tu ouvres ton agenda papier, tu vas rester concentré(e) ! Pas de notification, d’emails, de réseaux sociaux, de jeux ou de mises à jour de système ou d’application à faire ! Et qui vont te faire oublier la raison pour laquelle tu avais regardé ton mobile !

Tu iras donc droit au but, l’organisation de ta journée ou celle du lendemain !

Chaque soir et chaque matin tu jetteras un oeil sur ton agenda et cela ne te prendra que quelques minutes.

 

La cerise sur le gâteau !

Il est essentiel d’indiquer chaque jour, un créneau qui sera le tien ! Du temps pour toi. 30 mn ? 1 heure ? Peu importe mais il doit être présent.

Le fait de t’octroyer un créneau rien que pour toi, ce sera un moment que tu vas d’autant plus apprécier.

Tu ne seras pas dans la culpabilité car il est prévu ! Comme un Rdv pro ou un Rdv médical. Il est tout aussi important.

Si tu acceptes de prendre un temps dédié pour toi, tu verras que ce temps te permettra d’être plus rapide et efficace sur les autres tâches de ta journée.

Tu vas apprécier de plus en plus ces moments de liberté ! C’est ta récompense.

 

 

Comment choisir ton agenda

Regarde si tu peux ajouter des tâches le dimanche et si un emplacement notes est prévu. Il y a peu de personnes qui se tournent les pouces le dimanche :). Il y aura toujours quelques tâches ou loisirs à indiquer.Il est important d’acheter un grand agenda avec des créneaux toutes les 15 minutes si possible. Une semaine sur deux pages.

Une astuce : un modèle à spirale pour le replier sur lui-même. Gain de place sur ton bureau.

Un autre point important : Ne radine pas sur le prix de ton agenda. Tu dois l’aimer, il doit te plaire car il sera ton fidèle compagnon pendant 52 semaines.

Il y a quelques années, j’avais un format A5 pour mettre dans mon sac à main, mais loin d’être suffisant.

Aujourd’hui, il est devenu un véritable outil de gestion dont je ne peux plus me passer, c’est un format A4.

Dans le commerce ce sont des agendas de « consultations ».

 

Côté pratique :

Lorsque je dois prendre mon agenda, je choisis mon sac cabas, ainsi il rentre aisément.

 

Autre possibilité :

Tu n’as peut-être pas besoin de prendre ton agenda avec toi tous les jours, donc associe le avec une application de rappel sur ton mobile uniquement pour connaitre les RDV déjà fixés.

 

Personnellement je dicte mes RDV afin de les ajouter sur le téléphone et si nécessaire, j’ajoute un rappel si c’est important. J’utilise Siri sur mon Iphone, un assistant numérique. Aujourd’hui presque tous les téléphones mobiles en sont équipés.

 

Si tu es chez un toubib ou un client et que tu dois reprendre un autre RDV, c’est mieux de pouvoir vérifier ceux qui sont déjà positionnés. 🙂

 

Dans ce cas, le soir, dès que tu consulteras ton agenda, pense à rajouter ce nouveau RDV immédiatement.

 

 

Comment utiliser ton agenda ?

 

Tu as besoin de deux stylos effaçables dans un premier temps.

Personnellement, dans mes formations je conseille ROUGE & VERT. Facile à retenir, comme le code de la route.

 

• Rouge “on ne bouge pas” => Les rendez-vous personnels ou professionnels, les horaires de travail, ils sont fermes donc on n’y touche pas!
• Vert “on passe”, “on peut faire. => Les tâches, les obligations que l’on ajoute entre les rendez-vous, on peut donc les déplacer.

 

Tu peux utiliser une troisième couleur comme du noir ou bleu pour tes annotions pour analyser ta semaine ou tes journées. (ou si tu as deux activités professionnelles et que tu désires bien séparer les tâches de chacune). Par contre le rouge est à conserver afin de ne pas louper les RV fermes.

 

Si tu as une tâche qui devient urgente mais il n’y a pas un horaire précis pour la faire, dans ce cas, j’ajoute un triangle rouge à côté de cette tâche indiquée au stylo vert. Ceci permet de la faire ressortir des autres tâches.

 

Le time blocking

Tu vas donc bloquer des créneaux pour ne pas surcharger ton emploi du temps. Ce sera plus visuel et cela t’évitera d’indiquer plus de tâches que tu ne peux en réaliser.

 

Pour les temps de trajets :

Tu tires un petit trait horizontal devant l’heure de départ soit 15mn ou 30 mn avant le rendez-vous (selon le temps de trajet), tu indiques la ville ou le lieu à cet endroit.

Ensuite tu entoures l’heure exact du rendez-vous avec le nom de la personne et tu tires un trait vertical cette fois sur les horaires jusqu’à l’heure de fin prévue.

(voir le modèle ci-dessous)

 

 

Tu as un RDV chez ton toubib à 11 heures, tu as 15 minutes de trajet y compris le temps pour te stationner.Exemple :

 

Tu indiqueras à :

10h45 la ville ou le lieu

11h le nom du toubib

 

Tu estimes 1h de rv + 15 minutes de trajet retour.

Tu feras un trait vertical sur le créneau de 10h45 à 12h15 et tu vas entourer 11h. Et tu sauras que tout ce bloc n’est pas dispo.

Ou tu peux encadrer tout ce bloc. Personnellement je préfère un seul trait vertical pour ne pas surcharger l’agenda.

 

Ainsi tu auras noté le temps des trajets qui souvent peuvent plomber ta journée si tu ne les avais pas prévus.

 

Il te faut également prévoir les imprévus. Donc on laisse toujours une petite marge entre les rdv ou les tâches.

 

Dans ce bloc, tu n’indiques rien d’autres. Il est important d’appliquer cette méthode pour tous tes rdv qui demandent plus de 15 mn.

 

Le checking

Chaque soir, en ouvrant ton agenda, tu indiqueras un F à côté de chaque tâche ou rdv effectué. F comme fait, fini !

 

Les tâches récurrentes

Pour aller très vite à remplir ton agenda, voici une astuce que j’utilise.

Les abréviations.

• Ménage = M
• Préparation repas = PR
• Repassage = R
• Lessive = L
• Travail = Les 3 premières lettres de la société
• Perso – Pause – Privé = P

Si tu as des enfants :

• Les 3 premières lettres des prénoms ou pseudos ou des abréviations.

 

 

La to-do-list

On parle souvent de cette fameuse to-do-list, tu peux l’éviter si avant d’indiquer une tâche, tu te poses les bonnes questions.

• Est-ce que cette tâche est urgente ou importante ?
• Est-ce que je peux l’éviter, la déléguer ?
• Si tu ne fais pas cette tâche ou cette action qu’elle en sera les conséquences ?

Les réponses vont te permettre de savoir si tu dois indiquer cette tâche ou non dans ton agenda.

Si tu ne peux ni la déléguer, ni l’éviter, tu prendras soin d’indiquer évidemment tes tâches urgentes et ensuite de planifier tes tâches importantes.

L’urgent doit être indiqué dans ta journée ou le lendemain.

L’important, place le dans ta semaine et évite de le reporter. Sinon l’important finit par devenir urgent aussi. Là, à nouveau, tu risques de surcharger tes journées.

 

Adieu les listes sans fin

Si tu remplis bien ton agenda, tu n’auras plus besoin de faire des listes. Tu seras capable de positionner dans ton agenda, les tâches à faire. Elles seront échelonnées directement en fonction du temps dont tu disposes.

 

Stop aux outils multiples

Comme tu peux le voir, avec cette méthode, le but ce sera de simplifier et de regrouper tout sur ton agenda.

Évite les tableaux, les cahiers, les post-it, les listes, etc… prends l’habitude de tout indiquer dans ton agenda, tout sera ainsi au même endroit.

 

 

Le plaisir du papier

 

Tu as un stylo dans la main tu vas griffonner, tu as un téléphone dans la main, tu vas zapper et scroller…

Il est intéressant de prendre en compte que nous retenons mieux ce que nous écrivons, ceci a déjà été prouvé.

De plus, le côté « feuilleter, toucher, gribouiller » nous aimons.

Un autre avantage non négligeable :  personnellement j’aime m’installer sur ma terrasse avec mon agenda, j’apprécie de tourner mes pages, cogiter, annoter mes semaines, noter des idées… je ne trouve pas ce plaisir avec le téléphone. De plus avec la luminosité extérieure, il n’est pas agréable de lire ou de travailler sur son téléphone.

 

Prête à organiser tes journées ?

 

Béatrice Doyer

Coach en organisation de vie

Home et Office Organiser Minimaliste

 

Pour aller plus loin : 

Site : www.cosycoaching.fr

 

Chouette, une nouveauté !

Pour aller encore plus loin dans l’utilisation de l’agenda, j’ai confectionné un  Agenda, « un tout fait main ». Il s’appelle Chouette.

C’est une version améliorée de l’agenda traditionnel avec :

• des pages pour les objectifs personnels et professionnels,
• des pages budgets,
• des check-lists courses, repas,
• 52 actions de désencombrement à réaliser chaque semaine pour simplifier ta vie,
• des créneaux toutes les 15 mn,
• une colonne pour les notes,
• des cases pour noter des dates de livraison à recevoir, ou des virements à faire etc….

 

C’est un outil de gestion du temps très complet pour cette toute première version.

 

Et comme il doit te plaire, je lui ai confectionné un bijou d’agenda avec une petite chouette qui te servira de marque pages.

 

Un super cadeau pour optimiser ton agenda, et tu y retrouveras les informations pour profiter d’une séance de coaching privé de 45 min pour mettre en place ton nouveau compagnon.

 

Si tu souhaites te procurer CHOUETTE, l’Agenda des Rebelles Organisées, c’est par ici : Infos agenda CHOUETTE

 

Prête à organiser tes journées ?

 

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Cadeau pour être plus efficace :

Le guide : “25 méthodes pour être plus efficaces… sans prise de tête !”