Désencombrer et faire place nette, c’est maintenant !
A l’occasion de la journée mondiale du rangement du bureau, le 21/03, j’ai envie de vous livrer ici, comme à mon habitude sous forme de story-telling, une petite histoire très inspirée de la vie de tous les jours sur les conséquences en termes psychologique et de gestion de temps d’avoir un intérieur encombré.
Passer des heures à chercher des objets parmi un amoncellement d’accessoires dont certains ne sont plus utilisés depuis bien longtemps.
Des dossiers importants égarés au milieu d’une pile de documents entassés sans ordre.
Imaginez que vous travailliez dans une entité administrative de 20 travailleurs dont chaque employé doit gérer 80 dossiers par jours :
Si chaque employé passe, ne serait-ce que 20 secondes à chercher chacun de ses dossiers cela ferait 320 minutes passées à la recherche de documents, soit 5 heures ! Sur une journée de travail de 8 heures, cela représente presque deux tiers du temps !
La méthode d’excellence opérationnelle qui vient solutionner cette problématique est le 5S, outil du Lean qui nous vient du Japon et dont les acronymes sont les 5S de mots japonais signifiant Débarrasser, Ranger, Nettoyer, Standardiser, et éduquer.
Moyennant quelques simplifications, cette méthode peut également s’appliquer à domicile, pour des défis similaires, comme l’histoire qui vous est comptée ici.
Toute ressemblance bien sûr avec des faits existants et ayant existé serait tout à fait volontaire 😉
Mais où est ce que j’ai bien pu mettre ces foutus papiers….
Ce jour-là, je rentrai plus fatigué que d’habitude….
Nous étions vendredi, je venais de terminer une semaine qui avait été chargée, épuisante.
Réunions interminables, négociations difficiles, je n’avais envie que d’une chose: troquer mon costume pour mon vieux jogging et m’écrouler sur le divan devant une série télé bon marché.
Rien qu’à cette vision, j’accélérai le pas, comme animé par un sursaut d’énergie nécessaire avant de pouvoir dégonfler la baudruche
Et pourtant, je dus vite déchanter…
En poussant le porte, je poussai un cri:
La maison était sens dessus dessous, les tiroirs vidés au sol, le contenu des armoires avait été renversé.
Un capharnaüm pas possible…
Pour qu’une maison que l’on quittait le matin rangée ordonnée se retrouve dans un état pareil après seulement une journée de travail, il n’y avait qu’une seule explication possible:
Un cambriolage!
Je commençais à flipper et passer en revue dans ma tête les quelques objets précieux de la maison: ordinateurs, cartes de crédits, collection de vinyles des années 70…
Je traversai le couloir et montai 4 à 4 les marches de l’escalier qui menait à notre chambre.., mon téléphone portable à la main, les doigts prêt à former le numéro de la police…
Je m’arrêtai subitement sur le palier, mon épouse était assise par terre, la tête dans ses mains, sanglotant.
Je remis mon téléphone dans mon étui…je devais gérer une autre priorité.
Je m’accroupis face à elle, lui pris délicatement les mains que je passai autour de mes épaules, l’enlaçant tendrement.
Puis lui murmurai… » ça va aller chérie…nous allons porter plainte et la police aura tôt fait de retrouver ces voleurs. Nous avons une assurance, ne t’inquiète pas… »
Pragmatisme déplacé?
Absence d’empathie?
Toujours est-il qu’elle me dégagea brutalement les mains et se leva brusquement,
Elle me cria:
Laisse tomber la police et les assurances
(Elle n’avait surement pas dû se rendre compte qu’elle venait de faire un super jeu de mot!)
Mais…la maison sens dessus dessous, les voleurs…
Il n’y a pas de voleurs…c’est moi qui ai fait ça!
Je ne comprenais pas…C’est toi qui a retourné la maison? Mais pourquoi?
En guise de réponse, elle alla me chercher une chaise dans la chambre des garçons me la présenta et m’invita à m’asseoir.
Elle se tint debout face moi, les mains sur les hanches et me regarda droit dans les yeux:
-écoute moi bien: tu te souviens qu’après le weekend end, je prends l’avion pour signer ce contrat aux States avec notre président?
– ben oui…murmurai-je, bien que je ne voyais absolument pas le rapport, j’enchainai,
D’ailleurs je comptais mettre à profit ce weekend end pour te briefer sur le rendez-vous…,
Ignorant ma réponse, elle enchaina:
– tu peux m’expliquer comment je pourrai voyager sans passeport, sans carte American express et sans les dollars en liquide que j’avais mis de coté?
Comme je ne pouvais pas expliquer…elle continua
Et bien j’ai passé la journée à chercher et devine quoi…impossible de remettre la main dessus
J’ai tout retourne…Rien. Rien et RIEN!
Je voulais ajouter avec mon pragmatisme légendaire que la probabilité que ça se trouve entre les couverts et les épices étant proche du zéro cela n’a servi à rien de renverser les tiroirs du bahut par terre, mais je m’abstins et garda ma remarque pour moi.
Je fis néanmoins une tentative de réponse:
Ecoute…
Non, c’est toi qui écoute maintenant!
J’en peux plus d’ce bordel
C’est absolument inadmissible que je passe une journée à chercher des document critiques
C’est pas normal que je doive transformer notre maison en un champ de bataille uniquement parce que Monsieur ne range pas les affaires comme il faut!
D’ailleurs on en a trop des affaires! Je n’ai qu’une envie c’est de faire un nettoyage par le vide
Je vais tout dégager !
La…j’eus un éphémère vent de panique: j’espérais que le tout ne s’adressait vraiment qu’aux objets, je compris qu’il valait mieux que je fasse profil bas et que je la laisse terminer si je ne voulais pas effectivement être inclus dans la liste des encombrants.
Lorsqu’elle eut fini elle me regarda fixement attendant ma réaction…
Je me levais, attendis quelques secondes puis comme je compris que la première vague de la tempête s étais apaisée je pris la parole:Tu te souviens que je t’ai parlé de ce gars au boulot, Daniel, et de son projet bizarre qui est en train de révolutionner l’atelier?
Oui, et alors?
Et bien son projet c’est le 5S, une méthode d’optimisation d’espace de travail en 5 étapes dont les premières sont le tri et le rangement
J’ai vu ce qu’il est en train de faire à l’usine, c’est assez efficace.Continue…
Je pense que l’on peut utiliser les mêmes règles pour réorganiser la maison
Si on fait l’inventaire de tout ce que l’on a en double voire triple ou même des vieux trucs qui ne nous servent à rien ou qu’on utilise qu’une fois par an, et qu’on s’en débarrasse, et bien on y verrait déjà plus clair!
Tu te moque de moi, tu me dis rien de plus en fait, je viens de te dire que je vais tout balancer et tu m’explique juste qu’il y a un mec a ton boulot qui fait ça mais avec méthode, c’est bien cela?
Là je m’imaginais qu’elle était en train de sortir une étiquette rouge » inutile » de sa poche et s apprêtais à me la coller sur le front!
Je m’attrapais à une corde qui passait par là…
Non, ce que je veux te dire, c’est que je suis d’accord avec toi, cet épisode de papier nous a fait prendre conscience que l’on ne peut pas vivre dans une maison encombrée
Maintenant, c’est un énorme chantier et je t’ai ramener l’histoire de mon collègue pour t’expliquer que l’on peut travailler avec méthode
Même si on est pas une usine ou un bureau, on peut s’approprier cette technique, au moins en partie, et l’appliquer à la sphère familiale
Elle me sourit…
On commence quand?
Mon petit doigt me disait que la série TV et le canapé allait m’attendre encore un bon bout de temps, car quand quelqu’un te demande en général on commence quand, la réponse attendue est:
Ben…Maintenant!
On va commencer par essayer de trouver tes papiers, je pense savoir où ils sont mais viens, un weekend end c’est long et court à la fois, on peut déjà commencer à faire de la place…
Faire de la place…
En 2 mots : trier et vider
Lorsque mon collègue « mettait un atelier au 5S », il vidait tous les tiroirs sur la table et passait en revue avec les ouvriers les outils qui étaient utiles à conserver sur place, ceux en double, (et si leur duplication avait un sens), ceux abimés etc.
Voici à quoi cela ressemblait :
Les 3 catégories du 5S :
- Nécessaire au travail de tous les jours,
- Ceux un peu moins utilisés qu’il était important de conserver mais pouvaient être stockés ailleurs (comme dans un magasin d’atelier centralise par exemple).
- Les objets ne rentrant pas dans ces 2 catégories finissaient à la poubelle
Je décidais d’adapter la technique et l’expliquais brièvement à ma femme.
Le défi principal d’adapter cette méthode à la maison est le lien affectif lie à l’objet… se séparer d’outil que l’on utilise uniquement dans le cadre de notre travail devient plus compliqué lorsqu’il s’agit d’objets de notre enfance, de souvenir de proche décédé ou de cadeaux sentimentaux…
Cette objection ne tarda pas à surgir lorsque, triant notre armoire, je mis de côté un tissu assez moche qui avait dû servir de vêtement à une époque mais que je destinais à faire des heureux ailleurs que nos 4 murs.
Tu ne comptes quand même pas jeter ça?
Ben…si, pourquoi?
C’était à ma mère…Paix a son âme, une tenue traditionnelle qui se transmet de génération en génération!
Mais chérie…
Je sentais qu’à ce rythme-là on n’y arriverait pas…et qu’il nous faudrait plus qu’un weekend pour clôturer.
Le salut me vint lorsque la porte d’entrée claqua, ma fille ainée venait d’arriver.
Papa, Maman, je suis la…mais qu’est ce qui s’est passé? Ça va?
Je la briefais
Elle nous sourit…
Ma fille avait 19 ans, elle avait hérité à la fois de l’esprit pratique de sa mère et du leadership de son père.
Ce cocktail allait nous être ici bien utile.
Elle comprit toute seule que pour se débarrasser d’objets inutiles de par leur essence mais avec un affectif profond, il fallait quelqu’un de moins relié sentimentalement, elle decida donc de prendre les choses en main.
Elle nous invita à nous installer dans le fauteuil et nous reposer (je n’y croyais plus !) pendant qu’elle s’occuperait du tri.
Trois heures plus tard, 3 énormes sacs se tenaient devant la porte d’entrée: 2 à destination de la poubelle et le troisième prêt à partir au magasin de vêtements de deuxième main qui les revendait pour l’euro symbolique aux nécessiteux.
Elle sourit en nous voyant endormis tous deux sur le canapé.
Elle posa tout doucement sur la table basse une boite brune en marqueterie, probablement trouvée dans les étagères entre les pulls et les t-shirts.
A son réveil, sa mère aura le plaisir d’y trouver passeport carte American express et 500 dollars.
Ce lien a l’objet qui existe plus dans la sphère familiale que professionnelle est le challenge principal de l’adaptation du 5S au domicile, dans un projet de désencombrement.
Faire intervenir dans le tri un membre de la famille indirectement lié (beau-frère, belle-sœur ou génération +1) et suffisamment bienveillant est une bonne solution pour nous aider à nous débarrasser avec respect et empathie d’objets lourds de sens.
David Job
Pour aller plus loin :
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Le collègue dont nous parle le papa de cette histoire est Daniel, quality manager de meca transfer, dont les aventures de gestion de projet sont relatées dans le livre « Place Nette! », disponible en book à prix réduit du 21/03 au 23/03 (jusqu’à -50%)
Le lien de téléchargement à prix réduit vous sera envoyé le 21/03
En complément de ce livre, si la méthode vous intéresse et que vous voudriez l’implanter dans votre entreprise, j’ai créé la formation 5S manager Project, qui vous enseigne étapes par étapes, visuels à l’appui comment installer ce projet ainsi que les pièges à éviter
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Cadeau pour être plus efficace :
Le guide : “25 méthodes pour être plus efficaces… sans prise de tête !”
