gagner du temps sur ses projets

Comment gagner du temps sur vos projets

Comment gagner du temps sur vos projets avec la méthode Agile ?

 

Pour bien gérer vos projets et gagner du temps, il y a 2 erreurs que vous devez absolument éviter.

 

La première c’est de négliger la planification.

C’est-à-dire de travailler sur un projet sans avoir d’objectifs clairs en tête et d’improviser à mesure que vous avancez. C’est la recette assurée pour vous disperser et mal gérer votre énergie.

 

La deuxième erreur, au contraire, c’est de planifier à l’excès.

C’est-à-dire de définir des plans d’action détaillés sur plusieurs mois. Parce qu’au moindre imprévu ou contre temps, votre plan sera chamboulé et vous devrez repartir de 0.

 

Pour bien planifier, vous devez donc savoir trouver le juste milieu. Vous devez planifier suffisamment pour pouvoir avancer sur vos projets efficacement sans pour autant tomber dans le piège de la sur planification. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode Agile.

 

Dans cet article, vous allez découvrir ce qu’est la méthode Agile et comment l’appliquer étape par étape.

Mais juste avant, voyons en quoi les méthodes traditionnelles de planification sont souvent une perte de temps.

 

En quoi les méthodes traditionnelles de gestion de projet font-elles perdre du temps ?

 

Les méthodes traditionnelles de type Waterfall ou méthodes en cascade, consistent à définir un enchaînement d’étapes et de tâches à exécuter sur plusieurs mois voire plusieurs années.

 

Comme vous pouvez vous en douter, préparer de tels plans prend du temps. Parce que vous devez réfléchir à toutes les étapes et dresser une liste exhaustive de toutes les tâches à accomplir sur tous les mois à venir.

 

Ce type de plan permet de gagner en visibilité, mais l’inconvénient c’est qu’il ne prend pas en compte les imprévus. Il suffit d’un problème pour que tout déraille. Vous devez alors repartir de 0 et redéfinir un nouveau plan.

 

Il y a quelques années, quand j’étais directeur marketing dans une start up à Paris, j’avais eu pour mission de définir un plan marketing sur plus d’un an. Nos investisseurs voulaient connaître notre stratégie pour faire grandir l’entreprise sur les 12 prochains mois.

 

Alors avec le budget en tête, j’ai travaillé sur un plan détaillé. J’ai défini la stratégie marketing, les canaux d’acquisition que l’on utiliserait, comment on les utiliserait, le nombre de contenus que l’on publierait pour chaque canal, etc. Avec mon équipe on a même produit des extraits des contenus pour leur donner une idée.

 

En tout, ce plan m’a pris 2 mois, du moment où j’ai posé mes premières idées sur papier jusqu’au moment où la version finale du plan a été approuvée.

 

Après avoir enfin terminé cette étape de planification, j’étais excité à l’idée d’exécuter enfin ce plan ! Seulement 1 mois plus tard, le PDG m’a convoqué dans son bureau pour m’annoncer que les circonstances avaient changé et que mon budget marketing allait être divisé par 2.

 

J’étais revenu à la case départ. Il fallait que je définisse un nouveau plan. Les 2 mois que j’avais passés à planifier n’avaient pratiquement servi à rien.

 

C’est ça le problème avec la planification traditionnelle. Elle part du principe que tout se déroulera sans accroc alors qu’en réalité, on fait toujours face à des imprévus et des changements. C’est ce que l’auteur Nassim Nicolas Taleb appelle l’erreur théologique :

 

L’erreur théologique c’est l’illusion que vous savez exactement où vous allez, et vous saviez exactement où vous alliez par le passé et que les autres qui ont réussi par le passé savaient où ils allaient.

 

Alors, comment planifier plus efficacement vos projets et comment perdre moins de temps ?

 

C’est ici que la méthode Agile présente un réel intérêt.

 

Qu’est-ce que la méthode Agile ?

L’histoire de la méthode Agile

 

La méthode Agile est née de l’insatisfaction des méthodes de gestion de projet traditionnelles. Dans les années 2000, 17 ingénieurs américains se sont réunis pour trouver une meilleure façon de gérer leurs projets. Ces derniers étaient insatisfaits des méthodes classiques qu’ils considéraient trop lourdes, lentes et contraignantes.

 

Ensemble, ils ont inventé le Manifeste Agile. Le Manifeste Agile est une façon plus flexible d’organiser ses projets qui se base sur 4 grands principes :

 

  • Les individus et leurs interactions plutôt que les processus et les outils
  • Des logiciels opérationnels plutôt qu’une documentation exhaustive
  • La collaboration avec les clients plutôt que la négociation contractuelle
  • L’adaptation au changement plutôt que le suivi d’un plan

 

Méthode Agile : définition

 

La méthode Agile consiste à décomposer vos projets en une suite de petits objectifs atteignables. Plutôt que de planifier vos projets sur plusieurs mois, vous travaillez en cycles courts qui durent entre 1 semaine et 1 mois.

 

Pour bien comprendre la différence entre la méthode Agile et les méthodes de gestion de projet traditionnelles, imaginez-vous faire le trajet Paris – Marseille en voiture.

 

trajet Paris Marseille

 

Avec l’approche traditionnelle, vous définissez précisément votre itinéraire. Vous notez chaque ville et chaque route par laquelle vous comptez passer pour atteindre votre destination. Mais rapidement vous remarquerez que rien ne se passera comme prévu. Des travaux vous obligeront à faire des détours, des bouchons ralentiront votre vitesse, vous devrez vous arrêter pour faire le plein… bref vous ferez face à toutes sortes d’imprévus qui vous feront perdre du temps.

 

Avec la méthode Agile, c’est différent. Au lieu de définir votre itinéraire dans son intégralité, vous définissez seulement la première étape par laquelle vous passerez. Ce sera votre objectif de court terme. Une fois arrivé à cette première étape, vous ferez le point et définirez l’étape suivante. Puis vous continuerez d’avancer étape par étape jusqu’à atteindre votre destination finale. De cette façon, vous pourrez plus facilement vous adapter aux imprévus.

 

C’est là tout l’intérêt de la méthode Agile. La méthode Agile ne vous enferme pas dans un plan lourd et rigide. Elle vous permet de changer rapidement de stratégie en fonction des circonstances.

 

En quoi la méthode Agile permet-elle de gagner du temps ?

 

Avec la méthode Agile, vous perdez moins de temps à planifier et plus de temps à avancer sur vos projets. Préparer un plan de 1 à 4 semaines vous prendra toujours moins de temps qu’en préparer un sur plusieurs mois.

 

L’approche Agile vous permet aussi de vous adapter rapidement en cas d’imprévus. Si vous faites face à un problème, vous pouvez changer de plan en quelques heures et en adopter un nouveau, ce qui est impossible avec les méthodes traditionnelles. Avec les méthodes traditionnelles, vous devez revoir votre planification entière ce qui peut prendre plusieurs jours, voire plusieurs semaines.

 

Dans mon cas par exemple, changer mon plan d’action marketing suite à la coupe budgétaire m’a pris près de 2 semaines. 2 semaines pendant lesquelles j’ai dû revoir mon plan de A à Z. Cela m’aurait pris beaucoup moins de temps si j’avais adopté l’approche Agile.

 

Comment appliquer la méthode gestion de projets Agile ?

 

Vous pouvez appliquer la méthode Agile de plusieurs façons. Vous pouvez utiliser la méthode Kanban, Scrum ou encore l’extreme programming (XP).

 

Dans les étapes suivantes, vous allez découvrir comment l’appliquer avec la méthode Scrum qui est la méthode la plus populaire.

 

Étape 1 : Définissez le périmètre de votre projet

 

La première étape consiste à définir le cadre de votre projet. Ici vous devez préciser les objectifs de votre projet et les différentes exigences associées à celui-ci.

 

En avril dernier par exemple mon objectif était de fidéliser mes abonnés et de les surprendre en leur offrant une ressource sur la productivité et l’organisation. Mon exigence était la suivante :

 

Offrir quelque chose de valeur sans que cela me prenne plus de 20h à produire.

 

J’avais plusieurs idées en tête :

 

  • Créer un cours gratuit sur comment atteindre ses objectifs
  • Organiser un concours pour gagner toutes mes formations (valeur plus de 2000€)
  • Offrir un coaching gratuit de 1h à 10 abonnés

 

s'aider d'un backlog

 

Au final je me suis arrêté sur la première idée : Créer un cours gratuit sur comment atteindre ses objectifs.

 

 

Étape 2 : Listez vos tâches dans un backlog

 

Après avoir défini le cadre de votre projet, listez les différentes tâches que vous devez accomplir pour le réaliser et ajoutez-les dans votre backlog.

 

Si vous vous demandez ce qu’est un backlog, c’est l’endroit où vous listez toutes les tâches sur lesquelles vous travaillerez pendant les 1 à 4 semaines qui viennent.

 

Dans mon cas, mon backlog ressemblait à cela.

 

lister les taches d'un projet

 

Toutes les tâches que vous voyez dans la colonne backlog permettent de réaliser mon projet de créer un cours gratuit sur les objectifs :

 

  • Produire la vidéo “Comment définir des objectifs clairs ?”
  • Produire la vidéo “La qualité indispensable pour atteindre vos objectifs”
  • Produire la vidéo “La meilleure méthode pour atteindre vos objectifs”
  • Produire la vidéo “Comment gérer votre vie pro et perso quand vous avez des objectifs ambitieux ?”
  • Importer les vidéos sur la plateforme de formation
  • Paramétrer une séquence email pour livrer la formation à mes abonnés

 

Étape 3 : Travaillez en mode sprint et scrum

 

Maintenant que vous avez décomposé votre projet en tâches, vous devez travailler sur chacune d’entre elles lors d’un sprint.

 

Un sprint, que l’on appelle aussi itération, est un cycle de 4 semaines maximum pendant lequel vous travaillez sur vos tâches. Le but étant d’avoir quelque chose de présentable à la fin de chaque sprint.

 

Pendant toute la durée du sprint, vous devez aussi organiser des mêlées quotidiennes (ou scrum en anglais). Ce sont de petites réunions quotidiennes de 10 min pendant lesquelles chaque membre de l’équipe informe les autres de ses avancées. C’est une façon rapide et pratique de mettre tout le monde à jour sur ses progressions. Bien évidemment, il est inutile de faire ces réunions si vous travaillez seul.

 

Dans mon cas, j’ai travaillé pendant 2 semaines sur la production de ma formation, puis je l’ai envoyé à mes abonnés.

 

travailler sur les tâches d'un projet

 

Étape 4 : Faites une revue de sprint

 

À la fin de votre sprint, faites un point pendant lequel vous récoltez un maximum de feedbacks sur le travail qui vient d’être accompli.

Profitez-en aussi pour faire un bilan. Demandez-vous :

  • Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
  • Qu’est-ce qui s’est moins bien passé ?
  • Qu’est-ce que vous pouvez améliorer ?

 

Après avoir lancé la formation gratuite auprès de mes abonnés, j’ai fait un bilan. J’ai regardé le niveau d’engagement de chaque email (taux d’ouverture, taux de clic). J’ai aussi lu les emails de retours que mes abonnés m’ont envoyés. Bref j’ai récolté un maximum de feedback pour déterminer comment améliorer mon travail.

 

En faisant ce point, j’ai remarqué que les vidéos 1 et 4 ont beaucoup plus, mais que les vidéos 2 et 3 ont moins bien fonctionné, ce qui m’a permis de savoir sur quoi je devais m’améliorer.

 

Étape 5 : Recommencez le processus

 

À la fin de votre revue de sprint, définissez un nouveau projet de 1 à 4 semaines. Il peut s’agir d’un tout nouveau projet ou d’améliorations que vous souhaitez apporter au projet que vous venez de livrer.

 

Pour mon projet de création de formation gratuite, j’ai opté pour la 2ème option. Étant donné que mes vidéos 2 et 3 avaient moins bien fonctionné, j’ai décidé de travailler sur les tâches suivantes :

 

  • Optimiser l’email 2
  • Optimiser l’email 3
  • Créer une nouvelle séquence email
  • Relancer la formation auprès des nouveaux abonnés

 

analyser des résultats

 

Puis j’ai fait une revue de sprint, j’ai analysé mes résultats et j’ai recommencé. Et c’est ce qui m’a permis d’atteindre mon objectif de fidélisation.

 

Conclusion

 

La méthode Agile est une excellente méthode de gestion de projet qui permet de gagner du temps. Elle s’oppose aux méthodes traditionnelles qui sont souvent lourdes et chronophages.

 

Avec l’approche Agile vous travaillez en de petits cycles courts qui durent 1 à 4 semaines que l’on appelle des sprints ou itérations.

 

Pour appliquer cette méthode, c’est simple, il suffit de suivre les étapes suivantes :

 

  • Étape 1 : Définissez le périmètre de votre projet, c’est-à-dire les objectifs de votre projet et ses exigences.

 

  • Étape 2 : Listez vos tâches dans un backlog. Pour cela, vous décomposez votre projet en une série de tâches que vous ajoutez ensuite dans une colonne backlog.

 

  • Étape 3 : Travaillez en mode sprint. Pendant 1 à 4 semaines, avancez sur vos tâches, le but étant d’avoir quelque chose de présentable à la fin du sprint.

 

  • Étape 4 : Faites une revue de sprint, définissez ce qui s’est bien passé et ce qui peut être amélioré.

 

  • Étape 5 : Recommencez le processus.

 

Je vous souhaites plein de succès pour vos projets !

 

Simon Cavé, fondateur d’Everlaab

 

 

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