Comment déléguer et s'organiser

L’art de l’organisation : conseils pour bien déléguer

Comment bien déléguer et s’organiser ?

 

Pourquoi les entrepreneurs délèguent-t-ils ?

Le mois dernier avait lieu une grande soirée entre entrepreneurs à laquelle j’ai pu assister.

Au vu des conditions sanitaires actuelles (pour ceux qui liront cet article dans un futur que j’espère proche, nous subissons un couvre-feu suite au Covid-19 et les rassemblements sont très limités), cette soirée marathon qui a duré plus de 6 heures, entièrement en ligne, a vu défiler de nombreux entrepreneurs de toutes dimensions qui étaient appelés à répondre à cette question :

“quel est pour vous le facteur X”, c’est-à-dire, le truc qu’ils avaient mis en place pour réussir, le “game changer” qui avait transformé la face de leur activité.

Peut-être voyez-vous déjà où je veux en venir ?

 

Un des mentors présent ce soir-là nous a alors révélé son “hack number one” pour réussir : Déléguer !

Et ce terme est revenu dans la bouche de plusieurs entrepreneurs par la suite, comme ayant été le point de déblocage vers un gain de temps précieux, et un développement de leur activité à la hauteur de leurs attentes.

 

Vous allez sûrement me dire : “mais déléguer, ça prend du temps ! Je ne sais pas faire et je ne veux pas laisser mon bébé à n’importe qui ! J’avoue, je suis un control freak!”

J’entends, et je vous explique maintenant comment déléguer efficacement, pour que pour vous aussi, cette démarche devienne votre facteur X !

 

comment déléguer efficacement

 

La question de la délégation pour les entrepreneurs

Quand est-il temps de déléguer ?

 

Il existe un mythe courant chez les entrepreneurs qui est celui de devoir tout faire soi-même. Ce qui peut facilement mener au burn-out par une charge de travail trop dense ou tout simplement, vous bloquer dans votre activité quand vous vous retrouvez face à une tâche que vous ne savez pas faire.

Par exemple : Créer votre site web, réaliser vos tunnels de vente, dessiner un logo, facturer, prospecter et animer vos réseaux sociaux, etc…

 

Se retrouver devant un tel blocage prend de l’énergie, même sans vous en rendre compte, et a des répercussions à long terme sur votre créativité et votre productivité. Alors, pour vous libérer l’esprit et du temps à consacrer au développement de votre entreprise et aux tâches que vous avez réellement envie de faire, comme accorder plus de temps à vos clients ou à votre famille, faites appel à un expert !

 

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des personnes qui ont les talents, et l’envie, de faire ce que vous ne savez pas ou que vous n’avez pas envie de faire.

Dwight Eisenhower, le créateur de la matrice du même nom, a d’ailleurs dit :

“Le leadership, c’est l’art de faire faire quelque chose par quelqu’un parce qu’il a envie de le faire.”

Et ces personnes sont de plus en plus accessibles, de plus en plus polyvalentes, et de plus en plus efficaces et formées. Profitons-en pour jeter un œil à cette fameuse matrice, garante d’une gestion du temps efficace :

 

comment utiliser la matrice d'eisenhower ?

 

Selon l’auteur, tout ce qui est urgent, mais non important doit être délégué !

Vous ne pouvez et vous ne savez pas tout faire, et c’est OK. Mais c’est de votre projet dont il s’agit, de votre super idée ultra unique qui fera de vous un entrepreneur à succès. Car vous savez bien sûr que tous les entrepreneurs à succès n’ont pas tout fait avec leurs petites mains, ils ont su bien s’entourer, c’est ce qui a fait leur force !

 

Pour en revenir au mentor dont je parlais dans l’introduction, il nous a raconté s’être retrouvé confronté à un problème dont il a imaginé la solution, sans avoir les compétences techniques pour lui donner vie. L’idée du concept était bien là, le besoin aussi, mais sa concrétisation semblait difficile.

Il ne s’est cependant pas auto-saboté en se disant : “je ne suis pas un geek, je ne sais pas taper une ligne de code, tant pis pour cette super idée qui aiderait des milliers de personnes” ! Non ! Il a cherché quelqu’un qui avait les compétences techniques qui lui manquaient, il l’a trouvé, et ils ont créé ensemble un outil dont de nombreux entrepreneurs se servent aujourd’hui. Et des exemples, comme ça, il y en a à foison !

 

 

Passer à l’action

Je suis consciente que cela peut faire peur de déléguer certaines tâches à des personnes que vous ne connaissez pas, mais cela vaut-il réellement le coup de remettre au lendemain ces actions qui vous feraient aller tellement plus vite si vous faisiez confiance ?

Je vous parle de lâcher prise, mais pas totalement quand même ! Je sais qu’il en va de la survie de votre entreprise !

Que pourrait signifier la peur de déléguer ?

  • Est-ce un manque de confiance (en soi, et en les autres) ?
  • Est-ce de l’hyper contrôle ?
  • Est-ce la peur de laisser votre entreprise aux mains de quelqu’un d’autre ?

 

Lise Bourbeau dans “Les cinq blessures qui empêchent d’être soi-même” note que les personnes qui aiment tout contrôler ont souffert dans leur enfance de la blessure de trahison. Peut-être que ça va trop loin pour vous comme raisonnement mais peut appuyer là où ça fait mal dans votre mode de fonctionnement.

Le contrôle n’est pas une fatalité et déléguer est un gain de temps monstrueux si c’est bien préparé.

 

Mettre en place un processus de délégation est essentiel. Il faut aussi que les choses soient claires dans votre tête avant de démarrer.

L’idéal est de documenter votre travail, de créer des process dès le départ pour pouvoir confier tout cela à quelqu’un d’autre plus tard.

Plus vous maîtrisez votre sujet et documentez ces process, plus il vous sera facile de déléguer par la suite.

 

Voyez clairement vos objectifs, écrivez-les, identifiez vos blocages (techniques et psychologiques), réfléchissez à comment les surmonter, et si perdre du temps n’est plus possible pour vous, mais que vous savez que quelqu’un d’autre pourrait vous aider, passez à l’action !

C’est l’action qui permet de surmonter la peur, au lieu de trop réfléchir et d’essayer de trouver des solutions à des problèmes qui n’existent pas encore.

De plus, l’impression de stagner en met un sacré coup à l’estime de soi ! Parce que je vous vois déjà tourner en rond, faire des listes de plus et de moins.

On respire un grand coup, on l’écrit dans l’agenda, et on y va !

 

Quelques conseils pour gagner du temps

La question de la transmission

 

Sachez ce que vous voulez déléguer concrètement

Je vous assure, ça va bien se passer, si vous mettez en place ces quelques conseils.

D’abord, sachez ce que vous voulez déléguer concrètement.

J’ai rencontré des entrepreneurs qui ont fait appel à mes services sans vraiment savoir où ils voulaient aller dans leur entreprise, ni quelles tâches ils souhaitaient me confier. Au bout d’un moment la collaboration s’arrête forcément d’elle-même car elle n’est confortable ni pour l’un, ni pour l’autre.

 

Fixez-vous des objectifs concrets

Dans un premier temps, fixez-vous des objectifs concrets avec une vraie planification (en utilisant la méthode SMART par exemple) et relevez ces tâches que vous souhaitez transmettre à quelqu’un d’autre.

Mais comme vous êtes des entrepreneurs organisés, votre vision est claire !

Ne vous dites pas : “y en a trop, qui vais-je trouver qui pourra me faire ça ?”. C’est un faux problème.  Et s’il faut déléguer à plusieurs personnes, et bien, faites-le.

Mais vous ne pouvez pas faire l’économie de tout mettre sur le papier, à l’écrit, ou sur des post-it. Soyez honnêtes avec vous-mêmes, et soyez humbles. Plus vous donnerez des indications détaillées, plus le travail sera simple et rapide pour la personne qui l’effectue. Vous ne pouvez pas transmettre des informations vagues, des “à peu près” à quelqu’un.

 

Profitez de l’inventivité et de l’expérience de l’autre

Très important aussi : il faut accepter que la personne avec qui vous allez collaborer n’est pas vous et apportera forcément de sa personnalité dans son travail.

Soit vous avez détaillé les tâches au maximum et il n’y a pas d’interprétation personnelle possible, soit vous êtes restés dans le vague et vous acceptez (ou aimeriez) que la personne puisse vous faire des propositions qui ne colleront pas forcément avec ce que vous voulez, mais dans ce cas, cela signifie que vous n’avez pas été assez clair ou que vous souhaitez aussi de l’aide pour améliorer votre solution.

Si ce manque de clarté n’est pas volontaire, sachez que cette clarté se travaille avec des coachs ou avec des marketeurs. Car si la demande manque de clareté, il arrive trop souvent que la délégation soit mal réalisée et donc entraîne plus de perte de temps, ce qui n’est clairement pas le but !

 

Comment déléguer et s'organiser

 

Où vais-je trouver mon futur collaborateur ?

Quand vous avez sauté le pas et pris la décision de déléguer toutes ces tâches qui vous empêchent d’avancer, décrivez le type de mission que vous recherchez au maximum. Encore une fois, plus le descriptif sera détaillé, plus vous aurez de chances d’attirer les personnes qui sont faites pour ce genre de tâches.

A vous de voir ensuite si vous souhaitez quelqu’un d’expert dans son domaine, ou si vous avez un peu de temps pour former la personne sur des outils très spécifiques que vous utilisez.

 

Il existe plusieurs endroits où vous pourrez rencontrer des collaborateurs potentiels, quel que soit le type de tâches que vous souhaitez confier.

Que ce soit pour une tâche ponctuelle, un projet, une mission sur du long terme, tous les formats de collaboration existent désormais dans le monde d’Internet.

Voici quelques pistes :

 

 

Mais votre réseau est aussi un véritable atout pour trouver un collaborateur à qui déléguer !

La perle rare est peut-être tout près, en parler autour de vous ou demander des recommandations peut vous assurer une belle rencontre, sans perte de temps !

 

Combien ça coûte ?

La vraie question est :

“Quelle valeur accordez-vous à votre temps ?”.

En effet, si une tâche vous prend un certain temps, ou si vous restez bloqué, combien évaluez-vous ce temps perdu, ou ce temps que vous n’avez pas consacré au développement de votre activité, ou même à votre famille ?

A combien estimez-vous l’expertise de quelqu’un, ou le fait que la personne avec qui vous allez collaborer va vous donner des astuces pour gagner du temps ?

Ce temps si précieux qui ne se rattrape pas ?

Alors oui, il existe toutes sortes de tarifs sur le marché, et la concurrence est de plus en plus grande. Mais il n’y a que vous, en votre âme et conscience qui sachiez la valeur de la tâche que vous allez confier. Vous devez vous sentir alignés avec les tarifs proposés.

 

Vous pouvez bien sûr comparer les prix sur les plateformes citées ci-dessus, pour avoir une idée, et l’inclure dans votre business plan.

Souvent ces tarifs sont réfléchis et correspondent à une valeur de compétences, d’expérience, et d’expertise.

D’ailleurs, certains entrepreneurs mettent d’emblée le coût d’une collaboration future dans leur plan de demande prêt quand ils lancent un nouveau business.

C’est un poste obligatoire pour eux,  avant même le lancement de leur activité.

 

Précisez dès que possible comment sera organisé le processus de “recrutement” et fiez-vous à votre intuition.

Les compétences techniques, c’est une chose, mais si vous recherchez une collaboration sur le long terme, le “feeling” est obligatoire.

Des décisions seront difficiles à prendre, c’est sûr, mais fiez-vous à votre instinct. Vous devez vous faire confiance, pour pouvoir faire confiance à quelqu’un d’autre.

 

déléguer pas cher
Comment déléguer pas cher

 

Félicitations, vous avez trouvé la perle rare !

Vous avez trouvé la (ou les) bonne(s) personne(s), que ce soit pour un projet ponctuel ou une mission plus longue, bravo ! C’est le début d’une belle collaboration, mais il reste encore quelques éléments à cadrer.

Lors de l’appel d’accueil, ou onboarding call, la transparence sera de mise :  la communication sur les objectifs attendus doit être exhaustive (vous pouvez, là encore, vous inspirer de la méthode SMART pour le faire).

 

Il est probable que le freelance ou la personne avec qui vous allez collaborer ait, elle aussi, préparé un questionnaire pour en savoir plus sur vous, sur votre entreprise, sur vos attentes, sur vos délais, sur votre manière de fonctionner et sur vos clients.

Il est primordial que la personne avec qui vous allez collaborer sache qui sont vos clients idéaux pour pouvoir répondre au mieux à vos attentes.

Vous pouvez constituer un livret d’accueil, en lien avec les tâches confiées, et qui comprendrait :

 

  • La description de votre persona
  • Votre activité précise, l’objectif de votre entreprise
  • Votre image de marque ou charte graphique
  • Le message que vous voulez transmettre

 

Je vous conseille d’établir un type de fiche de poste ou un scorecard avec les tâches et les objectifs que vous attendez de cette personne.

Soyez, là encore, le plus détaillé possible (vous l’aurez compris, le Diable se cache dans les détails !).

La personne que vous recrutez n’est pas dans votre tête, elle n’a pas le même mode de vie que vous, elle n’a pas non plus les mêmes objectifs.

Elle a sûrement d’autres projets en cours et d’autres clients, et pour qu’une collaboration, sur le long terme notamment, se passe au mieux, il faut que chacun sache où il va.

Pour être sûrs que tout soit bien compris, n’hésitez pas à lui faire reformuler les consignes.

 

Évidemment, s’il y a un contrat, spécifiez vos demandes en amont et mettez-les à l’écrit une fois acceptées par la personne.

Par exemple, si vous souhaitez que cette personne travaille à des horaires particuliers si elle n’est pas sur le même fuseau horaire que vous, ou si vos clients ont des demandes particulières que vous connaissez déjà, et que la personne est susceptible d’être sollicitée le weekend, cela doit être écrit.

Le tarif décidé apparaitra noir sur blanc, ainsi les modalités de règlement et le temps de la mission. Pas de place pour l’interprétation ou la surprise !

 

Comment communiquer ?

J’en arrive au point crucial de la communication. Il existe tout type de personnalité autant qu’il existe de mode de communication et là aussi, il faut que tout soit cadré avec votre collaborateur dès le début. Cela vaut pour un projet court comme pour une mission longue. Il y a des gens qui sont très email, ou très téléphone, ou très visioconférence mais quand on travaille sur le web, il est préférable que le lien soit constant.

A vous d’établir dès le départ quels seront les modes de communication et la fréquence de vos retours avec la personne. Cela peut être un simple texto ou un mail tous les jours, un point téléphonique toutes les semaines, et cetera.

 

Établissez un planning à l’avance avec la personne en disant “tel jour, à telle heure, on s’appelle tant de temps”.

Listez en amont les choses que vous avez à voir avec la personne pour ne pas perdre de temps.

Évidemment, ce n’est pas figé dans le marbre, il peut très bien y avoir aussi des messages en urgence, mais là encore, les modes de communication et la fréquence sera définie à l’avance.

Les points en visio notamment, doivent avoir une durée limitée, au risque de perdre tout le bénéfice de la délégation !

 

La boîte à outils – Les outils indispensable !

 

La délégation c’est toute une démarche, au-delà du professionnel. C’est aussi un lien qu’on établit avec une personne, une confiance qui doit être gagnée et qui doit être entretenue par les deux parties. La personne doit avoir accès aux ressources nécessaires pour réaliser sa mission.

Plus votre collaboration sera structurée, claire et fluide, plus elle a des chances d’aboutir à quelque chose de vraiment intéressant et productif.

Pour faciliter cette collaboration, il existe désormais de nombreux outils en ligne, dont la plupart ont des fonctionnalités de base gratuites :

 

  • Trello, Asana, Notion et Clickup pour la gestion de projets, to do lists, le suivi des tâches, et l’échange de documents en direct avec votre collaborateur et votre équipe
  • Google Drive ou Dropbox pour pouvoir déposer des documents et les partager
  • Clockify et Toggl pour la gestion des temps de travail
  • Slack pour communiquer en équipe
  • le site capitaincontrat pour aider à rédiger les contrats de prestation de services
  • Lastpass et Zoho Vault pour partager vos mots de passe sans les dévoiler

 

 

Je n’insisterai jamais assez sur la communication et l’importance du feedback, qu’il soit négatif comme positif.

N’oubliez pas que c’est d’une collaboration dont il s’agit et pas d’une relation de supérieur à “employé”.

N’hésitez jamais à dire les choses et invitez la personne à faire de même, ne restez pas coincés dans un blocage (tiens tiens, le retour du blocage qu’on avait essayé de contourner au début !).

 

Mais la délégation de tâches est tellement importante de nos jours, et essentielle pour l’évolution de votre business, que vous ne pourrez plus vous en passer !

Et si vous travaillez seul(e), avouez que ça fait du bien de partager votre vision, et d’avoir un retour aussi ! Bref, il n’y a que du bon à déléguer !

A vous le temps et la motivation retrouvés !

 

déléguer pour plus de temps

 

Parfois, il ne faut pas grand chose pour retrouver la passion de faire ce qu’on fait, de lever le nez du guidon et d’avoir une approche plus sereine de l’entreprenariat.

Ca fait sortir de sa zone de confort, certes, car ça nous confronte avec “l’autre”, mais c’est là que s’accomplissent des miracles.

 

Dans le livre de chevet (le mien en tout cas !) “The ONE thing”, Gary Keller pose la question de la concentration ultime (je l’appelle la question “rayon laser”) pour obtenir des résultats extraordinaires :

“What’s the One Thing I can do / such that by doing it / everything else will be easier or unnecessary?” (“Quelle est l’unique chose que je peux faire / de sorte qu’en la faisant / tout le reste sera plus facile ou inutile ?”).

Vous n’avez jamais été aussi prêts de la réponse…

 

Johanna Auclair

Johanna Auclair,

Assistante virtuelle multi-potentielle et chanteuse,

” je mets mes compétences et ma créativité au service d’entrepreneurs et d’entreprises qui veulent faire décoller leur activité et maintenir leur croissance sans se soucier des tâches administratives et techniques !”

 

Pour aller plus loin :

les liens vers ses Réseaux sociaux :

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Cadeau pour être plus efficace :

Le guide : “25 méthodes pour être plus efficaces… sans prise de tête !”