déléguer pour mieux gérer son temps

Comment gérer son temps pour perfectionner son business ?

Vous êtes un entrepreneur ? Votre activité professionnelle est au cœur de votre vie ? Et pourtant, votre organisation quotidienne vous fait défaut ?

Vous vous sentez parfois démuni face à certaines problématiques…

Gérer son temps, et voir son business décoller grâce à une meilleure organisation, est primordial !

Je vous ai détaillé 4 points clés afin de remédier à cette difficulté. À coup sûr, vous trouverez des pistes d’amélioration.

Suivez le guide, et prenez des notes !

 

1)L’organisation, pour gérer son temps à la perfection

 

Organiser ses papiers et ses dossiers, mettre à jour les informations de sa clientèle, gérer son temps de travail et/ou celui de ses collaborateurs, etc.

Les conseils suivants pourront sembler ordinaires pour certains d’entre vous. Pour autant, ils sont négligés par un grand nombre. Mais si vous décidez de respecter scrupuleusement certaines règles, vous seriez surpris d’observer les bénéfices apportés.

Voici mes recommandations (à adapter en fonction de vos propres besoins) :

 

– Créer des « to-do list » (listes de tâches à effectuer) quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

Ne perdez plus le fil de toutes vos tâches à accomplir ! Rédigez simplement sur papier, bloc-notes virtuel, ou dans un carnet spécial. Il existe même des applications approfondies sur smartphone. Vous avez l’embarras du choix ;

 

– Utiliser des outils d’organisation de temps et de partage :

Agenda annuel (idéalement avec semainier intégré), planificateur de projets, planificateur de tâches (comme le célèbre outil Trello, disponible sur téléphone et ordinateur), outil collaboratif (Google Drive, DropBox, Google Calendar…) ;

 

– Ranger et trier ses dossiers virtuels et papiers

Grâce à la mise en place de codes couleurs, et de thématiques (clients, fournisseurs, banque, marketing…). Ne lésinez pas sur cette étape. Il est indispensable d’être ordonné et rigoureux pour ne plus perdre de temps inutilement ;

 

– Mettre régulièrement à jour toutes ses bases de données :

Informations clients, prospects, fournisseurs, etc. Vous éviterez la perte de temps liée à la recherche systématique de vos données précieuses ;

 

– Tester des méthodes de travail efficaces et reconnues :

Comme la technique Pomodoro pa exemple. Celle-ci consiste à chronométrer son temps de travail et de pause (ex : 30 minutes travaillées/5 minutes de pause, et ainsi de suite ; puis s’octroyer une pause plus longue après une bonne session de travail de plusieurs heures). Ce genre de pratique permet de rester concentré sur une seule et même mission ;

 

– Trouver et respecter un temps de pause significatif et propre à chaque personne qui collabore avec vous (même un employé !)

Ainsi, tout le monde s’organise correctement, et la roue tourne sans accroche.

 

2) La planification, pour améliorer sa productivité

 

Vous l’avez compris, gérer son temps est une priorité.

L’anticipation et la planification du quotidien deviennent donc indispensables. Vous avez certainement des rendez-vous et réunions à programmer, des publications sur les réseaux sociaux à prévoir, et toutes sortes de tâches qui constituent le développement de votre business.

Voici 3 conseils pour vous aider à devenir plus productif :

 

Préparer ses réunions, ses rencontres, ses prospections :

Que ce soit les dates à programmer, l’étude du sujet abordé ou du prospect approché, des comptes rendus à rédiger… Ne laissez rien au hasard dans ces préparatifs. Il peut suffire d’un oubli ou d’une erreur pour perdre le contrôle ;

 

Visualisez l’ensemble de votre travail en un coup d’œil. Cela permet d’ajuster son planning plus facilement :

établir un calendrier éditorial de toutes ses publications sur les réseaux sociaux, son site internet ou son blog, ainsi qu’un calendrier de ses tâches répétitives et obligatoires (typiquement ce qui touche à l’administratif : devis, facturation, déclaration de chiffre d’affaires, relances diverses…) ;

 

– Planifier sa semaine de travail à venir :

Intégrez une routine hebdomadaire, en fonction de votre rythme de travail. Chaque vendredi, par exemple, élaborez et/ou modifiez votre planning en fonction des tâches réalisées/avancées/annulées. Gardez toujours cet esprit de vue d’ensemble, et soyez prêt à vous adapter.

 

3) La déconnexion, pour recentrer son mental

 

Ce n’est plus un secret depuis longtemps. À notre époque, le temps semble filer à vive allure. Les obligations s’entassent constamment. On veut tout faire, tout le temps.

Dans ce chaos intérieur, il faut cependant s’octroyer une pause digne de ce nom. Les bénéfices qui en découlent ne sont plus à prouver : meilleure gestion du stress, développement des idées, amélioration des facultés mentales et physiques, reconnexion à l’essentiel…

Il devrait être obligatoire de prendre du temps pour soi, tout comme le fait de payer ses cotisations !

 

Malgré cette vérité, il est encore mal vu de savoir dire stop au mouvement effréné de notre société.

Vous passez pour une personne égoïste qui ne pense qu’à son bien-être, si vous avez le malheur de rentrer dans votre bulle. Ou vous pensez vous-même que c’est un luxe de s’écouter, et que vous en payerez les conséquences un jour. N’écoutez pas ces propos ou cette voix intérieure. Pensez d’abord à tous les avantages que cela peut engendrer.

Si vous vous sentez mieux dans votre vie personnelle, vous vivrez plus sereinement votre vie professionnelle.

 

Comment faire en pratique ?

 

– Intégrer des pauses tout au long de la journée.

C’est obligatoire ! Étirez votre corps afin de le stimuler en douceur, préparez une boisson ou un goûter (ou les deux), sortez prendre l’air quelques minutes, éloignez-vous complètement de l’écran d’ordinateur (et du smartphone !) pendant ce laps de temps, accomplissez quelque chose qui vous fait plaisir ou une tâche ménagère très simple (et qui vous fait du bien) si vous travaillez à la maison…

Pratiquer une activité physique, intellectuelle ou de relaxation.

L’exercice assidu, qui permet de stimuler le corps et l’esprit, se révèle très efficace pour améliorer ses performances sur le long terme. Créez-vous une routine autour d’un sport savamment choisi (pratiqué à la maison ou en salle, qu’il soit individuel ou collectif), d’une activité culturelle ou créative (lecture, dessin, peinture, couture, écriture…), ou de détente absolue (méditation, sophrologie, sieste…).

Idéalement en combinant les 3 types d’activités. Mais cela dépend de vos préférences bien entendu !

 

Quels effets sur la durée ?

 

S’accorder un vrai moment de répit, que ce soit pour souffler et penser à autre chose, ou pour évacuer ses tensions, permet sur le long terme d’accroître sa créativité, et de devenir plus réactif.

L’esprit, libéré de ses tracas, est enclin à accueillir des visions claires, limpides. Ce temps de pause permet de recentrer ses idées, d’augmenter sa faculté de concentration, et donc de devenir plus efficace.

Ralentir pour mieux rebondir, en somme ! Donnez à votre esprit l’espace dont il a besoin pour fonctionner convenablement.

 

4) La délégation, pour passer au stade supérieur

 

Vous y êtes. Au stade où vous accumulez de nombreuses tâches chronophages. Celles-ci vous empêchent d’avancer sereinement, voire vous font stagner dans votre activité.

Gérer son temps seul et accomplir l’entièreté de ses fonctions, cela devient compliqué à un certain palier.

Il est peut-être temps de franchir un cap : déléguer.

Il faut savoir reconnaître qu’avancer dans son coin peut être néfaste ! N’attendez pas d’avoir la tête sous l’eau.

 

Vous n’avez peut-être plus l’envie (ou le courage) d’effectuer un travail trop répétitif, qui ne vous stimule pas. Ou vous manquez de temps pour vous former correctement dans un domaine indispensable à l’évolution de votre business. Vous y songez à la délégation. Mais vous pensez que c’est une perte de temps, si vous devez expliquer votre travail à une personne externe ?

C’est néanmoins le contraire qui se produit : déléguer revient à en gagner, et augmente votre productivité.

 

Comment ? En vous concentrant à nouveau sur votre cœur de métier.

Vous reprendrez goût à toutes ces tâches qui vous font vibrer. Vous retrouverez votre « pourquoi », l’objectif même de votre carrière d’entrepreneur. Vous serez moins éparpillé, et vous courrez moins dans tous les sens pour remplir vos fonctions en 24 heures chrono (si vous ne dormez pas) !

 

Vous pouvez penser délégation pour quelques heures, quelques semaines, voire quelques mois. N’importe quelle fonction y passe : rangement/classement/tri, rédaction de tous supports, organisation de déplacements, suivi clients, gestion du marketing… Toutes les solutions existent, et les formules s’adaptent à vos besoins.

 

Vous avez donc le choix de vous tourner vers un prestataire unique, et qui vous ressemble. Cette personne prendra le temps d’étudier vos objectifs, vos contraintes. Elle saura évaluer le temps nécessaire pour satisfaire vos demandes. Elle se rendra disponible et bien sûr, ne négligera pas l’écoute pour ajuster son offre et ses services. Vous avez tout à y gagner !

 

Voilà. Vous avez désormais toutes les clés en main pour faire évoluer votre activité.

De l’organisation standard, à la délégation de missions, vous pouvez monter les marches tranquillement.

La réussite fulgurante de votre business n’attend que vous !

 

Ludivine de « Papiers Légers »

 

Pour aller plus loin :

Je suis moi-même une assistante administrative prête à relever des défis !

Je peux vous aider à retrouver souplesse et légèreté dans votre activité. Sérénité retrouvée !

 

Retrouvez-moi sur ma page professionnelle Facebook :

https://www.facebook.com/PapiersLegers/?ref=page_internal

 

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