Comment gagner du temps grâce à la méthode de l’onboarding ?

Ou autrement dit : « l’art de bien accueillir et encadrer son nouveau collaborateur pour qu’il se sente tout de suite à l’aise et ait envie de donner le meilleur de lui-même dès son arrivée.

Ces techniques sont utiles pour les entreprises qui ont des salariés en télétravail ou en fixe, mais peuvent aussi aider les entrepreneurs solos lorsqu’ils veulent engager un sous-traitant pour certains travaux, aussi bien sur le court que le long terme (mais on préfère le long terme ???? ).

Savez-vous que 20% des collaborateurs envisagent de quitter leur entreprise à l’issue du 1er jour ? *1

Le secret pour éviter cela ? Réussir le processus d’onboarding.

➡️ L’onboarding c’est réfléchir à la façon dont on souhaite la bienvenue aux nouveaux et comment on les imprègne dès le départ de la culture d’entreprise.⁠

 Autrement dit : recruter ne suffit plus, il est indispensable d’intégrer si l’on veut fidéliser.

Alors formons-nous à chouchouter nos nouveaux collaborateurs même !

La personnalisation est le maître-mot : Même si vous devez donner la même chance à toutes vos nouvelles recrues, chaque parcours d’onboarding doit être adapté à son profil afin qu’il soit opérationnel le plus rapidement possible.

Mais en cette période particulière, il n’est pas facile d’intégrer un nouveau collaborateur dans son entreprise. Pourtant, tout est possible ! Il est donc crucial pour vous d’opter pour les meilleurs moyens qui vous aideront à accueillir votre nouveau collègue à distance.

????  Voici des idées en 3 étapes pour faire la différence et assurer sur le onboarding même quand l’intégration doit se faire en télétravail

1) Démarrez l’onboarding dès la fin du processus de recrutement :

N’attendez pas le jour 1 du salarié dans l’entreprise pour lui commencer son processus d’onboarding, gardez un lien pendant la période de transition entre deux emplois afin de le motiver, l’intégrer à l’équipe ou lui transmettre quelques valeurs en amont.

Une à deux semaines avant l’arrivée d’un nouveau collaborateur :

✔Envoyer un mail pour indiquer les informations importantes du premier jour : quand, où, avec qui, le programme et, le code vestimentaire même si cela peut paraître anodin (mais repensez à votre première journée dans une nouvelle entreprise, cela peut être par exemple de venir avec  “son plus beau sourire”).

✔Surprendre le nouvel arrivant en lui envoyant un Kit de bienvenu de l’entreprise. Ce dernier peut contenir un livret sur l’entreprise, ses missions, ses valeurs, le règlement intérieur, les horaires, une sélection de procédures, l’accès à l’Intranet et aux réseaux internes, un organigramme ou encore les dates des événements de l’entreprise. Pensez également à y joindre une sélection d’éléments de communication (plaquettes produits ou catalogue par exemple) afin que le nouveau collaborateur s’imprègne de l’image de votre entreprise.

Pour être plus informel vous pouvez penser à un organigramme originale avec des portraits de chaque membre de l’équipe en ajoutant une touche d’humour et une description avec les passions de chacun.L’idée est de faire un portait plus humain et moins scolaire de l’équipe !

2) La première semaine du nouveau collaborateur

Lorsque vous intégrez vos collaborateurs dans les locaux de l’entreprise :

✔Réserver une place spécifique de stationnement de voiture ou de vélo (en fonction du moyen de transport utilisé) : idée atypique mais qui facilite la vie du nouvel arrivant qui est en général assez stressé les premiers jours de prise de poste.

✔Inscrire sur l’écran d’accueil “bienvenue” avec le nom du nouveau collaborateur. C’est un détail qui fait la différence pour se sentir accueilli et rappeler aux collaborateurs l’arrivée du nouveau.

✔Donner de la vie au bureau du nouveau recrue en lui préparant un environnement agréable⁠. Attention chaque poste a ses spécificités.

La question à se poser : Y a-t-il du matériel spécifique à commander pour qu’il puisse assurer ses fonctions ?

Tout doit être fonctionnel à l’arrivée du nouveau collaborateur !

Anticipez au maximum les besoins du nouvel arrivant, cela lui permettra d’éviter de demander un par un les outils nécessaires à son travail. Pensez aux fournitures (bloc-notes, stylo, calculatrice), aux équipements (tenue, matériel, chaussures de sécurité), au bâtiment (carte d’accès, code de sécurité) et aux outils informatiques (identifiants, codes d’accès, adresse email) sans oublier un poste de travail propre et éclairé.

Vous pouvez par exemple décorez le bureau de votre nouvel employé pour son premier jour et lui écrire un mot de bienvenue qu’il verra en arrivant, ou encore lui offrir un petit cadeau comme une boîte de chocolats, une tasse de café ou une belle plante verte.

En format digital et dans les bureaux :

✔ Organiser un café d’accueil ou un déjeuner avec toute l’entreprise pour fêter l’arrivée du nouveau⁠. Il est important de prendre en compte l’aspect relationnel dans les premiers jours d’intégration d’un nouveau salarié. En effet, c’est durant cette période qu’il va se faire une idée de l’ambiance entre collègues, et qu’il va sentir s’il peut s’intégrer.

Si vous êtes tous en télétravail, organisez un café virtuel avec tous les collaborateurs pour créer un moment convivial.

✔ Laisser votre nouveau collaborateur se présenter

Demandez aux nouveaux employés de réaliser une vidéo dans laquelle ils se présentent. Ils pourront par la suite partager leur vidéo d’introduction dans tous les canaux de communication utilisés par l’organisation. Ce jeu est le parfait moment pour en savoir plus sur ce nouvel collaborateur. Par exemple, il peut expliquer d’où il vient ;

• Quelles sont ses passions ?
• Quelles sont ses films préférés ?
• Qu’aime-t-il faire le week-end ?

C’est effectivement un excellent moyen d’en apprendre davantage sur votre nouveau collaborateur, mais c’est aussi un moyen de lier des salariés par des sujets de conversations identiques.

✔Aider la nouvelle recrue à comprendre à quoi va ressembler son quotidien, le fonctionnement de l’entreprise, et à connaître mieux les personnes.⁠

Être lâché dans le grand bain sans savoir ce que l’on doit faire, où se trouve la documentation, etc, ce n’est pas une partie de plaisir.  Il est donc important d’organiser une réunion de travail, pour connaître :

• Quels sont les projets en cours ? Quel est leur état d’avancement ? Quels sont les objectifs de ces projets et que vont-ils apporter à l’entreprise ou à l’équipe ?
• Quelles sont les tâches et projets qui vont être confiés au nouvel arrivant ?
• Comment est organisée l’équipe ? Quel est son fonctionnement ?
• Qu’est-ce que le gestionnaire attend de ses collaborateurs ?

Toutes ces rencontres peuvent se faire à faire à distance. Il est donc recommandé d’organiser une visio dès le premier jour.

✔Vis ma vie : tout simplement, partager une journée de travail avec un autre membre de la l’équipe pour découvrir son métier et pourquoi pas l’exercer ! C’est une étape nécessaire pour comprendre les différents métiers de l’entreprise et par la suite, mieux communiquer avec les membre de l’équipe.

Dans le cadre du télétravail vous pouvez organiser des rencontres virtuels pour que les collaborateurs puissent partager leur quotidien, il est possible de partager son écran via les outils de réunions virtuelles.

✔Former le nouveau collaborateur est la question à se poser ⁠ : y a t-il des formations à planifier dès maintenant pour ce collaborateur ? Penser à former aux nouvelles façons de travailler en utilisant les outils de l’entreprise et accompagner sur la connaissance des outils digitaux pour les aider dans leur prise de poste,⁠ et particulièrement si c’est en télétravail.

Assurez-vous de donner accès à toutes les informations nécessaires au nouveau collaborateur.

✔Attribuer un parrain / une marraine⁠ :

l’objectif  est d’accueillir et d’accompagner le nouvel arrivant sur sa prise de poste pendant les premières semaines. Il propose une relation de conseil et de confiance dans laquelle le nouveau membre de l’équipe sera plus à même de confier ses incompréhensions ou de solliciter de l’aide.

Le parrain doit être volontaire pour que la relation fonctionne.Il peut s’agir du gestionnaire, mais cela devient plus intéressant encore lorsqu’un collaborateur de l’équipe est le parrain d’intégration.

Un parrain à distance peut être l’occasion d’avoir une personne de référence pour poser toutes les questions lorsque le nouveau collaborateur peut se sentir un peu perdu ou isolé.

✔ Communiquer sur les valeurs et renforcer la culture de l’entreprise en organisant un atelier dédié⁠.

Cette atelier peut être une rencontre virtuelle, avec un questionnaire, par exemple, sur les valeurs ou une réflexion sur celles-ci.

3) Faire un bilan la première semaine

Lorsque vous intégrer vos collaborateurs dans les locaux de l’entreprise :

✔Conclure avec un déjeuner avec son gestionnaire  : c’est un très bon moyen de créer du lien entre le gestionnaire et le collaborateur, cela permet aussi de continuer les échanges sur les missions du collaborateur ou les projets en cours, mais de manière plus informelle…

En format digital et dans les bureaux :

✔ Faire un bilan la première semaine :

à la fin de la première semaine, prendre 15 minutes pour faire un bilan est un bon moyen de faire le point sur le ressenti du collaborateur :

• Comment se sent-il après ces quelques jours ?
• Le poste et les tâches confiées correspondent-ils à ce qu’il imaginait ?
• Se voit-il poursuivre avec nous ?
• Est-ce qu’il y a encore des zones d’ombre qu’il faudrait éclairer ?
• Se voit-il continuer dans cette équipe ?

Le bilan peut se faire en réunion virtuelle.

✔  Demander un rapport d’étonnement positif :

il s’agit de demander au nouveau collaborateur de rédiger un petit rapport informel pour comprendre comment il a appréhendé le service, mais également de modifier des choses qu’il a remarqué et qui ne devraient pas être.

Conclusions :

Démarrer un nouvel emploi est toujours un peu stressant. Commencer à distance l’est encore plus ! Le plus important pour vous, en plus de la bonne intégration de votre recrue, est de vous assurer que celle-ci se sente soutenue et qu’elle dispose des coordonnées des bonnes personnes au sein de l’entreprise.

Nous avons vu le processus d’onboarding et cette première semaine de travail, mais il faut bien avoir en tête que l’expérience collaborateur se construit sur toute la durée de présence du collaborateur dans l’entreprise.

Il faut noter qu’un onboarding n’est réussi qu’au bout de 6 mois.

 La dynamique qui a été créée lors ce processus doit perdurer ensuite dans le temps : elle doit se ressentir au niveau de l’organisation de l’équipe, mais également de l’entreprise.

Alors maintenant que vous avez la tête pleine d’idées, il est désormais temps de les mettre en application !

Et vous, qu’avez-vous mis en place pour accueillir vos nouveaux et nouvelles collègues ?⁠

Mathilde Quentin

Pour aller plus loin :

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Profile Linkedin : Mathilde Quentin

*1 Cette étude a été conduite par l’Observatoire SIRH d‘octobre 2012 à janvier 2013.